Arbetsprocessresultat i framgångsrika projektgrupper

Före åtgärd... ...och efter åtgärd i ett projekt

Bakgrund

Huvudtemat i min grupp är framgångsrik gruppformering och min specifika inriktning som journalist är arbetsprocessernas resultat. Sägas ska att jag aldrig gick på någon intervju, då berörda personer hade fulla scheman. Men i enlighet med min ’plan B’ har jag tagit del av artiklar publicerade på internet rörande studier om åtgärder som berör arbetsprocessernas resultat i ett projekt. Dessutom studerade jag alternativ kurslitteratur i ämnet projektledning, men känner att artiklarna var mer relevanta än böckerna.

Jag kommer fokusera på medlemmarna i en arbetsprocess. Min definition av en arbetsprocess är en uppgift med en klart definierad början och slut samt ett mätbart resultat och som utförs av en eller flera projektmedlemmar som en del på vägen för att uppnå projektets slutmål. Det kan sägas att ett projekt utgörs av en länkad lista med arbetsprocesser som följer på varandra eller i vissa fall utförs parallellt med varandra. Arbetsprocessresultat omfattar allt som utförs i ett projekt och måste därför i enlighet med sin generella natur mätas i det som passar bäst för den arbetsprocess som är i fokus för stunden.

Två exempel på användbara mått är mängd utfört arbete per tidsenhet eller andel personer som har en viss åsikt i ett givet sammanhang. Data bör samlas av en ansvarig för undersökningen på uppdrag av organisationsledningen i stora organisationer eller projektledaren själv i de mindre. Data kan samlas på flera olika sätt, bland annat anonyma enkätundersökningar (som bör bestå av påståenden som har en skala från 1-5 där 1 är ’jag håller inte med alls’ och 5 är ’jag instämmer helt i påståendet’) eller i form av rapporter som medlemmarna själva skriver och skickar in. Datan som samlas in analyseras för att sedan ligga som grund för beslut om åtgärder.

Arbetsprocess-exempel

Ett exempel på en arbetsprocess i ett projekt kan vara där ett par personer är utvecklare. Problemet dem tacklar är ett gäng oordnade element som ska sorteras. Lösningen som valts är att skapa en sorteringsalgoritm i ett givet språk. Måttet sätter vi till att vara antalet procentenheter sorterade element.

Låt oss nu säga att en av utvecklarna känner låg motivation. Hennes arbete påverkas så att hon bara gör det absoluta minimum av arbete som krävs, väljer de lösningar som är minst ansträngande trots att dem inte är de bästa i sammanhanget och rent allmänt bara jobbar långsammare. En lösning på problemet skulle kunna vara att projektledaren erbjuder restaurangbesök för arbetsprocessdeltagarna om ett positivt resultat uppnås. Resultatet av åtgärden bör mätas av projektledaren både före och efter åtgärdens implementation i andel personer som känner motivation för att jobba.

Fyra frågor rörande processen/kunkapen/informationen

(Svar finns längst ner på sidan)

1. Ska resultatet av en arbetsprocess vara ’mätbart’ eller ’klart definierad’ i enlighet med texten?

2. Vad görs med den samlade datan?

3. Vad ligger den insamlade datan som grund för?

4. Vad kan medlemmarna själva göra för att delta i insamlingen av information?

Fyra åtgärder rörande processens/kunkapens/informationens kvalitet

Problem 1: Konkurrans mellan utförarna.

Lösning 1: Skicka på en kurs i projektsamarbete

Mått: Mängd utfört arbete per tidsenhet.

Problem 2: Utanförskapskänsla hos en eller flera av utövarna.

Lösning 2: Gå på middag varje måndag

Mått: Andelen medlemmar som känner samhörighet med teamet.

Problem 3: Låg motivation

Lösning 3: Om bra resultat så bjuder projektledaren på middag för hela teamet

Mått: Andelen personer som känner motivation

Problem 4: Bristande färdigheter

Lösning 4: Skicka på utbildningskurs.

Mått: Poängbaserat kunskapsprov

Rapport som beskriver hur åtgärdena har utvärderats av minst 5 personer

Jag presenterade mitt arbete för fem personer (medstudenter på DSV-linjen) för att få feedback angående kvalitén på mina åtgärder. Det framkom att de tillfrågade delade i stort sett samma uppfattning, nämligen att åtgärderna var väl definierade och antagligen (en gissning från deras sida eftersom ingen av dem hade någon praktisk erfarenhet av projektarbete vid intervjutillfället) skulle kunna implementeras i verkliga livet med framgång.

Någonting som däremot fick kritik var min presentation av mitt arbete. Det fanns framförallt förslag på att variera mitt röstläge lite. Detta på grund av att min röst är så entonig. Jag ansåg dock att, trots att det sannerligen är av stor vikt för presentationen att rösten görs mer levande, så var kritiken orelevant i förhållande till mina åtgärder och jag har därför inte lagt särskilt stor vikt på det.

Kritik angående mina åtgärder framgick aldrig på övningen i presentation, men däremot fick mina åtgärder åtnjuta mycket kritik på presentationsseminariet. Det var synd att den kritiken inte kom fram på övningen, då jag kunnat förändra arbetet inför presentationsseminariet och jag känner att det nu är försent att ändra på dem så här i slutet av kursen. Men jag tar kritiken med mig till nästa gång!

Rätta svar på frågorna

1. Mätbart

2. Analyseras

3. Beslut om åtgärder

4. Skicka in rapporter