Digital transformering av den offentliga sektorn

eGovernance

Bakgrund

Det finns idag ett intresse hos offentliga organisationer att förbättra och effektivisera sin service till allmänheten genom att utöka sitt utbud av web-baserade tjänster till allmänheten. Samtidigt är många offentliga organisationer medvetna om att det kan bli en omständlig och resurskrävande process att införa ny teknik i en befintlig verksamhet. Det är därför aktuellt att studera generella lösningar och generella principer som passar för olika myndigheter. En generell lösning kan resultera i att man kan återanvända teknik och erfarenheter från lyckade installationer av teknik. En ansats som fungerar väl på en institution har större sannolikhet att fungera väl på en annan institution. Tekniken kan bli återanvändbar om den är definierad så att den utgår ifrån generella beskrivningar av begrepp och funktioner som sedan kan modifieras för att anpassas till begrepp och funktioner på andra verksamheter. Exempelvis kan dialogerna för att söka information, boka eller avboka ett möte, söka ett tillstånd eller diagnosticera ett problem ha många likheter mellan vitt skilda publika institutioner. På samma sätt finns det stora likheter mellan olika myndigheter som vill motivera medborgarna att skicka in information via eTjänster till myndigheterna. En fördel med att prioritera standardlösningar för själva datakommunikationen är också att detta kan motivera privata aktörer att utveckla system för den offentliga sektorn. De privata aktörerna blir motiverade just för att de då kan se en potentiellt större marknad för sina erbjudanden och den offentliga sektorn kan motiveras av att inte bli inlåst hos någon leverantör.

Problem

Det är inte svårt att anpassa unika användardialoger till olika typer av system om det finns tydliga direktiv för vad det är som skall kommuniceras. Användardialogerna kan utan svårighet anpassas till specifika krav som finns på enstaka unika offentliga verksamheter. Däremot är det ett stort problem om de olika verksamheterna definierar sina data och sina kommunikationsprotokoll på helt olika sätt. Då blir det så svårt att modifiera ett system att det ofta blir enklare att förutsättningslöst bygga ett helt nytt system än att försöka återanvända det befintliga systemet. Ett annat följdproblem av att man inte studerat möjligheter att omdefiniera begrepp och processer är att man datoriserar befintliga rutiner utan att förstå att ny teknik kan möjliggöra helt nya och effektivare rutiner för service åt allmänheten.

Lösning

En lösning på problemet är att enskilda offentliga verksamheter definierar vilka transaktioner de genomför med allmänheten och vilka krav de har på dessa. Deras definitioner bör vara på en så detaljerad nivå att det inte finns någon tvekan om vilken funktionalitet som önskas eller hur begrepp skall vara definierade för att det skall vara möjligt att konstruera ett system som uppfyller alla önskemål. Önskemålen kan sedan jämföras med förslag på generella lösningar och standardsystem som idag diskuteras i den offentliga sektorn, vilket i sin tur kan underlätta för institutionen att ta fram en mer tydlig och detaljerad kravspecifikation på hur de vill att deras service till allmänheten skall kommuniceras så att man tar höjd för den service som kan ges utifrån befintlig forskning på området. Man bör alltså säkra att de förslag man tar fram tar hänsyn till all den kunskap som finns på området. Man kan förutsätta att centrala myndigheter, universitet, forskare och anslagsgivare har möjlighet att ge mer stöd till de institutioner som har ansträngt sig att följa generella riktlinjer för installation av ny teknik. De institutioner som prioriterar helt ”hemmagjorda” specifika lösningar kan antagligen inte räkna med samma stöd från omvärlden.

Frågeställningar ur innehållet på kursen

  1. Hur bör man bära sig åt när man tar fram generella beskrivningar på transaktioner med allmänheten
  2. Hur kan man genomföra en begreppsanalys av de befintliga begrepp som används i en transaktion och sedan utreda om de är tillräckligt entydiga och tillräckligt flexibla för att få vara med i en kravspecifikation
  3. Hur vanliga transaktionssystem fungerar och vilka krav som finns på utformningen av den databas systemet använder. Kraven skall säkra att systemet utformas på ett användarvänligt sätt och samtidigt uppfyller de önskemål som organisationen ställer.
  4. Hur man kan simulera en användning av ett system genom att gå igenom specifikation av systemet på en detaljerad nivå
  5. Hur man kan framställa en demonstrationsprototyp för att säkra att alla berörda parter får en möjlighet att reagera på systemets utformning innan det utvecklas.

Upplägg av kursen

  1. Vi börjar med att titta på ett antal exempel på system som används idag och diskuterar fördelar och nackdelar med dessa
  2. Vi ”brainstormar” kring vilka delar av den befintliga servicen kan digitaliseras och på vilket sätt vi skulle kan erbjuda den som en ny form av service till allmänheten via webben
  3. Vi går vidare och tittar på hur vi skulle vilja att systemen fungerade
  4. Vi arbetar i grupper med att definiera de dialoger som ett användarvänligt system skulle ha med slutanvändaren
  5. Därefter beskriver vi dialogerna i systemen som de skulle kunna genomföras
  6. Slutligen genomförs en sammanfattande specifikation av de krav vi har på systemen och även hur vi vill definiera de begrepp som skall lagras i en databas.
  7. Vi säkrar att de begrepp vi definierat även skulle kunna användas i en liknande verksamhet. De skall också kunna bytas ut mot andra begrepp utan att det uppstår förvirring. Detta betyder att själva strukturen på dialogen, gränssnittet och den databas som används är så generell att det skulle vara möjligt att modifiera systemet till ett annat användningsområde.

Förväntade resultat

  1. Deltagarna har kunskap om hur man kan förbereda en organisation inför en digital transformation
  2. Deltagarna kan bedöma nivån av användarvänlighet på de befintliga IT-systemen
  3. Deltagarna kan assistera sin IT-chef med utformning av kraven på hur det tänkta systemet skall utformas.

Hör av er till uppdrag@dsv.su.se