Einstellen der Kalenderintegration
Einsatzmöglichkeiten
In Microsoft Outlook können Sie mehrere Kalender anlegen. Deshalb müssen Sie dem System mitteilen, welcher Kalender mit dem R/3-Kalender synchronisiert werden soll. Beachten Sie dabei, daß nur Kalender im Bereich der Personal Folders verwendet werden können. Sie können keinen Kalender unter dem Ordner verwenden, in dem der Eingang für Mails und Workitems aus dem R/3-System liegt.
Wenn Sie zusätzlich Kalender für andere R/3-Benutzer pflegen, können Sie diese im gleichen Personal-Folders-Bereich anordnen oder jeweils einen eigenen Personal-Folders-Bereich verwenden. Die Grafik zeigt einen Mail-Bereich und einen Kalender-Bereich, in dem die Kalender mehrerer Benutzer angelegt worden sind.
Ablauf
Wenn Sie in Microsoft Outlook noch keinen Kalender verwenden:
Ergebnis
Wenn Sie in Microsoft Outlook arbeiten, werden die Kalender des aktuellen Profils zu den angegebenen Zeitpunkten synchronisiert. Weitere Informationen finden Sie in Arbeiten mit der Outlook-Kalenderintegration.
Verwendung
Für die Kalenderintegration müssen Sie einen Kalender benutzen, der im Personal-Folders-Bereich von MS Outlook liegt. Der Personal-Folders-Bereich muß außerdem dem Mail-Profil als Dienst zugeordnet sein. Sie können einen vorhandenen Personal-Folders-Bereich verwenden oder einen neuen anlegen.
Vorgehensweise
Vorgehensweise 1
Wenn Sie mehrere Mail-Profile angelegt haben, melden Sie sich mit dem Profil an, in dem Sie den Kalender benutzen möchten.
Vorgehensweise 2
Alternativ zu Vorgehensweise 1 können Sie wie folgt vorgehen. In diesem Fall können Sie aber den Namen für den Bereich nicht selbst wählen. Außerdem werden Ihnen in dem Bereich automatisch die Standardordner (Eingang, Ausgang, etc.), die Sie nicht löschen können.
Wenn Sie denselben Kalender in mehreren Profilen pflegen möchten, fügen Sie den Dienst jedem dieser Profile hinzu.
Verwendung
Die Kalenderintegration synchronisiert immer einen R/3-Kalender mit einem Outlook-Kalender. Im Kalender-Profil legen Sie fest, welche Kalender dies sind und wie diese synchronisiert werden sollen.
Wenn Sie mehrere Kalender synchronisieren möchten, müssen Sie für jede Kombination aus
ein Kalender-Profil anlegen.
In dem Beispiel hat Herr Braun dem Mail-Profil für seine Mails und Workitems im R/3-System C11 einen Personal-Folders-Bereich mit dem Namen 'Kalender-Bereich' zugeordnet. Die Kalender, die Herr Braun in Outlook pflegt, sollen mit den Kalendern im Mandanten 001 des R/3-Systems C11 synchronisiert werden. Herr Braun pflegt neben seinem eigenen Kalender den Kalender seiner Chefin Anna Meier. Deshalb hat er zwei Profile angelegt.
Wenn Herr Braun den Outlook-Kalender 'Mein Kalender' zusätzlich mit einem anderen Mandanten oder einem anderen R/3-System synchronisieren möchte, muß er auch für diese Kombinationen je ein Profil anlegen.
Bei einem Synchronisationsvorgang wird allerdings immer nur ein Profil herangezogen. Es werden nur die im aktuellen Profil angegebenen Kalender synchronisiert. Um eine andere Kalenderkombinationen zu synchronisieren, müssen Sie das Profil wechseln.
Verwendung
Sie müssen für jede Kalender-Kombination, die synchronisiert werden soll, ein Kalender-Profil anlegen. Es wird immer nur das aktuelle Profil synchronisiert. Deshalb müssen Sie das aktuelle Profil wechseln, wenn eine weitere Kalender-Kombination synchronisiert werden soll.
Das Profil wechselt nicht automatisch, wenn Sie einen Kalenderordner bearbeiten, der zu einem anderen Profil als dem aktuellen gehört.
Vorgehensweise
In dieser Liste können Sie:
Das Standardprofil und das aktuell eingestellte Profil können nicht gelöscht werden.
Profil ändern
Stellen Sie das Profil als aktuelles Profil ein und ändern Sie die Einstellungen.
Einstellen des Kalender-Profils
Verwendung
Ein Kalender-Profil faßt zusammen, welche Kalender synchronisiert werden sollen, wann die Synchronisation stattfinden soll und welcher Zeitraum im Kalender synchronisiert werden soll.
Aktivitäten
Legen Sie für jede Kalender-Kombination ein Profil an. Lesen Sie dazu Kalenderprofil pflegen. Wenn Sie nur einen Kalender pflegen, können Sie das voreingestellte Standard-Profil ändern.
Alle Einstellungen zur Kalenderintegration führen Sie in Microsoft Outlook durch. Die Einstellungen umfassen
Die folgende Grafik zeigt einen Überblick über diese Einstellungen, die für jede Kalender-Kombination in einem Profil zusammengefaßt werden:
Wenn Sie das Dialogfenster für die Synchronisationseinstellungen nicht erhalten, obwohl Sie die Einstellungen über die Drucktaste aufgerufen haben, ist es möglicherweise von anderen Fenstern (z.B. vom Outlook-Hauptfenster) verdeckt. Prüfen Sie dies zunächst, bevor Sie die Funktion ein weiteres Mal aufrufen.
Einstellen des Synchronisationszeitpunktes
Verwendung
Sie können voreinstellen, wann eine automatische Synchronisation zwischen Outlook- und R/3-Kalender stattfinden soll:
Von diesen Optionen können Sie eine oder mehrere auswählen. Bedenken Sie jedoch, daß der Synchronisationsvorgang die Performance beeinträchtigt. Zusätzlich können Sie angeben, ob Sie die Synchronisation auch direkt aus dem Outlook-Menü heraus manuell starten möchten.
Aktivitäten
Um die Einstellungen zum Synchronisationszeitraum zu ändern, wählen Sie Extras ® Optionen. Geben Sie auf der Registerkarte SAP Kalender an, wann eine automatische Synchronisation stattfinden soll, und wählen Sie Apply. Weitere Funktionen können Sie über die Drucktasten aufrufen:
| Funktion | Beschreibung |
| Synchronisieren | Sie starten eine Synchronisation. |
| Einstellungen | Sie
können die Einstellungen zur Synchronisation ändern. Wenn Sie das Dialogfenster für die Synchronisationseinstellungen nicht erhalten, obwohl Sie die Einstellungen über die Drucktaste aufgerufen haben, ist es möglicherweise von anderen Fenstern (z.B. vom Outlook-Hauptfenster) verdeckt. Prüfen Sie dies zunächst, bevor Sie die Funktion ein weiteres Mal aufrufen. |
| Info | Sie rufen ein Dialogfenster mit der Versionsnummer der aktuellen Outlook-R/3-Kalenderintegration auf. |
Einstellen der Synchronisation
Verwendung
Mit diesen Einstellungen halten Sie im Kalender-Profil fest, welche Kalender abgeglichen werden sollen und wie im Konfliktfall vorgegangen werden soll.
Aktivitäten
Wählen Sie Extras ® Optionen, und wählen Sie auf der Registerkarte SAP Kalender Einstellungen.
Wenn Sie das Dialogfenster für die Synchronisationseinstellungen nicht erhalten, obwohl Sie die Einstellungen über die Drucktaste aufgerufen haben, ist es möglicherweise von anderen Fenstern (z.B. vom Outlook-Hauptfenster) verdeckt. Prüfen Sie dies zunächst, bevor Sie die Funktion ein weiteres Mal aufrufen.
Folgende Funktionen können Sie über die Drucktasten aufrufen:
| Funktion | Beschreibung |
| Profile | Wenn Sie die Einstellungen für ein anderes Profil ändern möchten, wechseln Sie das Profil. |
| Initialwerte | Mit dieser Funktion setzen Sie alle Einstellungen auf die Initialwerte zurück. |
| Hilfe | Sie können die Dokumentation zur Kalenderintegration aufrufen. |
Nehmen Sie auf den Registerkarten Ihre Einstellungen vor:
Verwendung
In den allgemeinen Einstellungen geben Sie an, welcher Zeitraum bei der Synchronisation erfaßt wird.
Aktivitäten
Wählen Sie Extras ® Optionen, und wählen Sie auf der Registerkarte SAP Kalender Einstellungen.
Auf der Registerkarte Allgemein ist als Abgleichkalender Microsoft Outlook eingestellt. Um den Zeitraum einzustellen, über den die Termine bei der Synchronisation abgeglichen werden, wählen Sie eine der folgenden Funktionen:
| Funktion | Beschreibung | Bedingung |
| Alle
der nächsten <Zahl> <Einheit> bzw. der letzten <Zahl> <Einheit> |
Es
werden alle Termine synchronisiert, die in dem
angegebenen Zeitraum vorhanden sind. Beispiel Beide Einträge lauten 2 Tage. Bei einer Synchronisation am 17.10.1998 werden alle Termine vom 15. Bis zum 19.10.1998 berücksichtigt. |
Wählen
Sie die Option alle der nächsten, wenn die
Benutzer regelmäßig online mit dem Kalender arbeiten. Die zusätzliche Option der letzten benötigen Sie nur dann, wenn die Benutzer eine konsistente Dokumentation vergangener Termine - in beiden Kalendern - benötigen. Geben Sie keinen zu großen Zeitraum an, weil jedesmal alle darin vorhandenen Termine verglichen werden. Wenn die Benutzer den Kalender täglich benutzen, reicht der Eintrag Alle der nächsten 2 Tage. |
| Alle zukünftigen | Es werden alle Termine synchronisiert, die ab dem aktuellen Zeitpunkt vorhanden sind. | Wählen Sie diese Option nur dann, wenn zum ersten Mal eine Synchronisation durchgeführt wird, oder wenn die Benutzer sehr wenig mit dem Kalender arbeiten. |
| Alle | Es werden alle vorhandenen Termine synchronisiert. | Wählen Sie diese Option nur dann, wenn zum ersten Mal eine Synchronisation durchgeführt wird und die Benutzer eine konsistente Dokumentation vergangener Termine in beiden Kalender benötigen, oder wenn im R/3-System archivierte Termine in Microsoft Outlook gelöscht werden sollen. |
Zusätzlich können Sie einstellen, ob Sie den Synchronisationsvorgang von Hand unterbrechen können.
Verwendung
Sie können den Kalender im R/3-System oder in Microsoft Outlook pflegen. Die Kalender werden bei der Synchronisation miteinander verglichen und beide aktualisiert. Dabei treten Konflikte auf, wenn ein Termin seit der letzten Synchronisation im R/3-Kalender und in Microsoft Outlook geändert wurde. Hier können Sie angeben, wie diese Konflikte gelöst werden sollen. Außerdem können Sie einstellen, ob und in welchen Fällen Sie eine Rückfrage wünschen, bevor ein Termin synchronisiert wird.
Aktivitäten
Wählen Sie Extras ® Optionen, und wählen Sie auf der Registerkarte SAP Kalender Einstellungen.
Auf der Registerkarte Konfliktlösung stellen Sie ein:
Wann Sie eine Rückfrage wünschen:
| Funktion | Beschreibung |
Rückfrage
|
Wenn Rückfragen eingestellt sind, erhält der Benutzer bei der Synchronisation eine Liste mit allen Terminen, die seit der letzten Synchronisation mit einer der selektierten Funktionen bearbeitet wurden. Der Benutzer bestätigt dann die Termine, die synchronisiert werden sollen. |
Wie Termine im Konfliktfall synchronisiert werden:
| Funktion | Beschreibung |
| Den neuesten Termin übernehmen | Der zuletzt geänderte Termin überschreibt den Termin im anderen Kalender. |
| SAP R/3-Kalender geht vor | Termine aus dem R/3-Kalender überschreiben die Termine in Microsoft Outlook. |
| Abgleichkalender geht vor | Termine aus Microsoft Outlook überschreiben die Termine im R/3-Kalender. |
Verwendung
Sie müssen angeben, in welchem R/3-System Sie den Kalender nutzen und welchen Kalender Sie in Microsoft Outlook verwenden. Damit bei der Synchronisation auf den R/3-Kalender zugegriffen werden kann, müssen Sie außerdem die Anmeldedaten hinterlegen. Außerdem können Sie einstellen, daß im Outlook-Kalender die in Ihrem Unternehmen arbeitsfreien Tage gekennzeichnet werden.
Aktivitäten
Wählen Sie Extras ® Optionen, und wählen Sie auf der Registerkarte SAP Kalender Einstellungen.
Die Anmeldungsdaten im Rahmen SAP R/3 werden automatisch eingetragen, wenn Sie auf der Registerkarte Logon-Informationen die Drucktaste R/3-Logon wählen und sich an dem gewünschten R/3-System anmelden.
Im Eingabefeld Kalender können Sie sich über die Wertehilfe die Kalender-Ordner anzeigen lassen, Sie in Microsoft Outlook eingerichtet haben.
Sie können nur Kalender eines Personal-Folders-Bereichs verwenden. Außerdem werden Ihnen nur die Kalender angeboten, die direkt auf der ersten Ebene unter diesen Bereichen angeordnet sind.
Außerdem können Sie hier arbeitsfreie Tage aus dem R/3-System übernehmen.
Arbeitsfreie Tage übernehmen
Voraussetzungen
Die arbeitsfreien Tage werden aus dem Feiertags- oder Fabrikkalender, der im R/3-System eingestellt ist, übernommen.
Vorgehensweise
Ergebnis
Die arbeitsfreien Termine werden im Outlook-Kalender angelegt und als R/3 arbeitsfreie Tage gekennzeichnet.
Arbeiten mit der Outlook-Kalenderintegration
Verwendung
Mithilfe der Outlook-Kalenderintegration können Sie und Ihre Vertreter Ihren Kalender wahlweise im R/3-System oder in Microsoft Outlook pflegen. Damit beide Kalender den aktuellen Stand der Termine beinhalten, werden sie regelmäßig gegeneinander abgeglichen. Wann der Synchronisationsvorgang gestartet wird, und ob Sie Rückfragen dazu erhalten, hängt von Ihren Einstellungen ab.
Im Outlook-Kalender können Sie die vorhandenen Funktionen unabhängig vom R/3 ausführen und online oder offline arbeiten. Wenn Sie Hilfe zum Arbeiten mit dem Outlook-Kalender benötigen, rufen Sie die Microsoft-Hilfe auf. Wenn Sie Hilfe zum Synchronisieren benötigen, lesen Sie
Achten Sie darauf, das Sie in Outlook in dem Kalenderordner arbeiten, den Sie im Kalender-Profil eingestellt haben. Wenn Sie zusätzlich einen anderen Kalender als Vertreter pflegen, müssen Sie auch für diesen ein Kalender-Profil anlegen. Es wird stets nur der im aktuellen Profil angegebene Kalender synchronisiert.
Synchronisieren von R/3- und Outlook-Kalender
Verwendung
Damit die Kalender im R/3-System und in Microsoft Outlook die gleichen Termine enthalten, müssen Änderungen in einem Kalender in den anderen übertragen werden. Die Synchronisation kann automatisch beim Aufrufen und/oder Beenden von Microsoft Outlook erfolgen. Zusätzlich können Sie die Synchronisation manuell starten. Wann und wie der Synchronisationsvorgang abläuft, hängt von Ihren Einstellungen ab.
Aktivitäten
Sowohl beim automatischen als auch beim manuellen Synchronisieren, wird stets nur der im aktuellen Profil angegebene Kalender synchronisiert. Wenn Sie weitere Kalender-Kombinationen synchronisieren möchten, müssen Sie das Profil wechseln. Informationen dazu finden Sie in Kalenderprofil pflegen.
Das Starten der Synchronisation und die Einstellungen zum Synchronisationsvorgang werden in Microsoft Outlook vorgenommen. Es ist nicht möglich, die Synchronisation aus dem R/3-System heraus zu starten. Um die Synchronisation manuell zu starten, wählen Sie im Menüf von Microsoft Outlook Extras ® SAP Kalender Synchronisation.
Wenn in Ihren Einstellungen Rückfragen aktiviert ist, erhalten Sie bei der Synchronisation ein Dialogfenster, auf dem Sie die Termine auswählen, die synchronisiert werden sollen.
Je nach Systembelastung kann es einige Zeit dauern, bis Sie das Dialogfenster mit den Rückfragen erhalten.
Werden mehrere Synchronisationsvorgänge gleichzeitig gestartet, laufen sie nacheinander ab. Rufen Sie die Synchronisation deshalb nicht mehrmals hintereinander auf, wenn das System nicht direkt reagiert. Möglicherweise haben Sie die Rückfragen einer laufenden Synchronisation noch nicht beantwortet.
Einschränkungen
Einige Funktionen werden in den beiden Kalender unterschiedlich behandelt. Deshalb kommt es zu folgenden Abweichungen bei der Synchronisation:
| Outlook-Funktion | Synchronisation zum R/3-Kalender |
| Terminserien | Terminserien
werden im R/3 als periodische Termine bezeichnet. Terminserien bzw. periodische Termine werden bei der Synchronisation im R/3-Kalender bzw. im Outlook-Kalender als einfache Termine angelegt. Wenn die Termine über den Synchronisationszeitraum hinaus angelegt sind, werden Sie bei den nächsten Synchronisationen mit berücksichtigt. |
| Mehrere Ganztagestermine mit dem Status free | Ganztagestermine entsprechen den Dominanten im R/3-Kalender. Weil dort nur eine Dominante pro Tag erlaubt ist, wird der Ganztagestermin, der im Outlook-Kalender zuerst angelegt wurde, als Dominante in den R/3-Kalender übernommen. Die restlichen werden als Termine mit einer Dauer von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr in den R/3-Kalender übertragen. |
| Anlagen zu Terminen | Anlagen werden vom R/3-Kalender nicht angezeigt, bleiben aber 'unsichtbar' erhalten. Wenn Sie Termine, die im Outlook-Kalender eine Anlage hatten, im R/3-Kalender ändern, bleibt demnach die Anlage bei der Rücksynchronisation vom R/3 in Outlook erhalten. |
| Aufgaben | Aufgaben werden vom R/3-Kalender nicht unterstützt. |
| Kontakte | Kontakte werden nicht synchronisiert. |
Rückfragen bei der Synchronisation
Verwendung
Wenn Sie in Ihren Einstellungen Rückfragen aktiviert haben, erhalten Sie eine Übersicht zu den Terminen, die in einem Kalender mit der angegebenen Funktion bearbeitet wurden, und die nun in den anderen Kalender übertragen werden sollen. Die Termine werden in diesem Fall nur dann synchronisiert, wenn Sie die Synchronisation bestätigen.
Ist Online-Synchronisation ausgewählt, erhalten Sie die Rückfragen einzeln und möglicherweise mit zeitlicher Verzögerung.
Funktionsumfang
Das Rückfrage-Fenster enthält eine Liste mit den Terminen, die im Synchronisationszeitraum im R/3- oder im Outlook-Kalender bearbeitet wurden. Zu jedem Termin in der Liste werden folgende Informationen angezeigt:
0 Termin wird neu angelegt
. Termin wird gelöscht
ç Termin wird im R/3-Kalender geändert
è Termin wird im Outlook-Kalender geändert.
Zusätzlich können Sie sich zu jedem Termin folgende Detailinformationen anzeigen lassen:
In der Detailanzeige sind die Felder, die in den beiden Kalendern unterschiedlich sind mit einem Ausrufungszeichen (!) gekennzeichnet.
Aktivitäten
Vor der Synchronisation erhalten Sie ein Dialogfenster, auf dem alle Termine aufgelistet sind, die seit der letzten Synchronisation angelegt, geändert oder gelöscht wurden. Sie können folgende Aktionen ausführen:
| Funktion | Beschreibung |
| Alle Termine synchronisieren | Bestätigen Sie. |
| Einige Termine synchronisieren | Entfernen
Sie die Häkchen ü zu den Terminen, die Sie nicht
synchronisieren wollen, und bestätigen Sie. Note Wenn Sie das Ändern von Terminen ablehnen, werden die Termine bei zukünftigen Synchronisationen erst dann wieder aufgeführt, wenn sie erneut geändert oder gelöscht wurden. Wenn Sie das Löschen von Terminen ablehnen, werden die Termine bei zukünftigen Synchronisationen als neue Termine aufgeführt. Wenn Sie das Anlegen von Terminen ablehnen, werden die Termine bei zukünftigen Synchronisationen erneut als anzulegende Termine aufgeführt. |
| Detailinformationen zu einem Termin anzeigen | Wählen Sie den Termin mit einem Doppelklick aus. |
| Termin einzeln synchronisieren | Markieren
Sie in der Detailanzeige einen Termin, und
|
| Einzelne Felder eines Termins synchronisieren | Markieren
Sie in der Detailanzeige die gewünschten Felder, und
|