Blanca Larkeson
Företaget ”ChangeIT” arbetar med programutveckling. Under utvecklingsarbete producerar man mycket stora mängder dokumentation. Denna dokumentation ligger till grund för framtagning av instruktionsmanualer och användarmanualer.
På grund av ständigt ökande antal förfrågningar från programanvändarna har företaget genomfört en undersökning för att hitta orsaken till denna oroande utveckling. Analysen har visat att flertalet frågor som kommer in är av enkel natur och oftast beror på bristande programkunskaper hos användarna. Dessa kunskapsbrister skyller användarna i sin tur på krångliga och svårlästa manualer. För att förbättra denna situation och företagets rykte, har man beslutat att revidera samtliga manualer och dessutom göra dem tillgängliga on-line.
Eftersom forskning på området har kommit fram till att manualer som på ett strukturerat sätt uppmuntrar läsarens aktiva inlärning ger upphov till bättre inlärning än andra manualer, är man övertygat om att en genomtänkt struktur kommer att öka användbarheten. För att manualerna ska vara så effektiva som möjligt, bör därför deras grundläggande struktur uppfylla vissa kriterier:
Kriterier:
· Språk - tydlig och klart språk, enkel satskonstruktion och frånvaro av teknisk jargong gör det lätt att komma ihåg
· Rubriker - rubriker som skiljer sig från resten av texten, underlättar indexering och ökar manualens funktionalitet
· Text - kortfattad text där olika typer av information markeras med olika typsnitt eller andra grafiska signaler gör inlärningen mera effektiv
· Stil - en saklig, rak och enkel stil och enkla kommandon uppfattas mera positivt
· Exempel - gott om fullständiga exempel på hur man med programmets hjälp utför olika realistiska uppgifter från början till slut gör det lätt att lära sig
· Fel - integrerad information om hur man löser uppgifter med hur man löser felsituationer ger användaren ökad självförtroende, då användaren själv klarar av att hantera felsituationer
· Index - gör det lätt att söka och hitta informationen, tillfredsställelsen ökar när det känns enkelt att använda manualen
Vilka fördelar finns det med
användning av korta rubriker/överskrifter? (Why is it good to use short headers?)
Korta rubriker ger snabbare indexering som i sin tur leder till snabbare åtkomst av eftersökt information och ökad belåtenhet hos användaren.
Följande svar är inte riktigt bra.
Felaktiga svar:
o Svar 1: Det ser snyggare ut.
§
Följdfråga: Ja, det kanske gör det men utseendet
kan man alltid ändra med hjälp av teckensnitt, storlek och färg. Finns det
någon icke estetisk fördel som har med sökning att göra?
§
Rätt svar: Javisst, man hittar snabbt det man
söker.
o Svar 2: Det går snabbare att läsa.
§ Följdfråga: Om man snabbt kan få överblick över hela dokument, vilken fördel kan man ha av det?
§ Rätt svar: Man hittar snabbare det man söker.
o Svar 3: Man kan skapa mindre index
§ Följdfråga: Vilken nytta skulle ett sådant index medföra i det här fallet?
§ Rätt svar: Index hjälper till att hitta det man söker, och om den är liten sker sökningen snabbare.
På vilket sätt kan användning av korta rubriker/överskrifter öka användbarheten?
Svar: 1-2 inte specifika då de gäller alla typer av rubriker
3-6 är bra svar
7-8 är dåliga svar
Dokumentationen för ett program skall fylla många olika typer av informationsbehov för användare i olika typer av situationer.
En viktig typ av dokumentationen är manualen. Konventionella manualer har visat sig vara svåra att använda för stora grupper av användare, speciellt nybörjare. Detta kan förmodligen bero på att många av dagens manualer kräver tidigare erfarenhet av och träning i manualanvändning för att vara användbara. Dessutom behövs ofta ordentliga förkunskaper för att förstå vad som står i manualen.
Ur användbarhetsperspektiv är det viktigt att klargöra vilka funktioner en manual skall fylla. En bra och genomtänkt struktur ökar användbarheten. Instruktionsmanualen bör göras uppgiftsorienterad, kort, men med utförlig information om hur man tar sig ur felsituationer och vara skriven så att det inbjuder till aktiv inlärning utan att läsaren blir överlastad med detaljer. Läsarnas utbildningsnivå påverkar vad som är acceptabel meningslängd. Översikter innan kapitel och sammanfattningar efter kapitel kan hjälpa läsaren att strukturera förståelsen av texten.
Aktiv inlärning stöds av att manualen utgår ifrån användarens arbetsuppgifter och att användarna får mycket stöd att hantera fel. Strukturerad information underlättar sortering, klassificering och kategorisering. Olika index underlättar att hitta informationen. Syftet är att komma dit man vill så snabbt som möjligt. Att göra manualen tillgänglig on-line gör det lätt att uppdatera den, man slipper trycka upp nya upplagor och allt besvär med att hålla reda på lösa blad. Det är också lättare att hitta önskat ställe i texten genom att använda programmets sökfunktion.
Mallar är värdefulla när man arbetar med dokumentation, för att ge dokumenten enhetlig utseende. En mal innehåller alla paragrafer, överskrifter och teckensnitt som man avser använda i sin dokumentation. Överskrifter i manualen har två huvudsyften. Det första är att framhäva olika paragrafer i manualen, och det andra att ge en översiktig struktur som underlättar sökning av specifika delar i dokumentet. Teckensnitt kan effektivt användas för att skilja ut överskrifter. Genom att göra överskriften i en annan teckensnitt, storlek eller färg kommer den att dra till sig läsarens uppmärksamhet. Man bör dock undvika att experimentera med svårläsliga teckensnitt.
Keith Darlington, ”The Essence of Expert Systems”
Carl Martin Allwood, “Mäniska-datorinteraktion: Ett psykologiskt perspektiv”
http://www.piclist.com/techref/app/wp/techdocs.htm
http://www.it.uu.se/research/reports/2000-004/2000-004.pdf