Gruppmedlemmar:

Uppgiftsbeskrivning

Denna uppgift består av en mall för hur man bör formalisera regelverket för en organisation. Formaliseringen utgör en återanvändbar ”mall” som även andra företag kan arbeta efter. Vi har valt att konstruera en mall för organisationen IDES Svenska AB.

Företagspresentation

IDES Svenska AB är ett fiktivt företag som finns i Stockholm. Företaget har flera nära samarbetspartner i andra länder. Strävan är att dessa företag i framtiden ska slå sig samman.

Dessa företag finns representerade förutom i Stockholm också i flera stora städer i Europa, såsom London, Paris och Köpenhamn. Företagen är intresserade av att bilda en grupp då de alla säljer samma sorts produkter till samma kategori av kunder, exempelvis andra företag, myndigheter och även enskilda individer. Företagen anser att de som grupp kan minimera kostnader för lagerhantering bland annat för att öka vinsten.

Företagets ledningsgrupp drar upp gemensamma riktlinjer angående organisationsstruktur, strategiska mål osv. I dessa angelägenheter har ledningsgruppen diskussioner med de andra företagen för att de alla ska ha liknande organisation och strategiska mål. Ett gemensamt affärssystem skall integreras i företagen. När man genomför denna förändring vill man också passa på att införa ett gemensamt kunskapsnätverk.

Företagen säljer följande produkter:

- standardpumpar

- reservdelar till pumpar

- specialdesignade pumpar

Företagen tillhandahåller följande tjänster:

- design av pumpar

- montering

Övergripande processbesrivning

De arbetsprocceser som tas upp och beskrivs är de vanligast förekommande på ett företag och omfattar följande:

Marknadsföring Leverans Bokföring

Försäljning Godsmottagning Produktutveckling

Inköp Underhåll Tillverkning

Fakturering Personaladministration Budgetering

Transporthantering Redovisning Löneadministration

Exemplet nedan visar ett förslag på ett generellt regelverk som alla företag kan använda sig av. För att ge antydningar om hur regelverket kan utvidgas finns på en del ställen exempel som bara omfattar Stockholmsföretaget. Dessa specialiserade exempel har därför märkts med detta (Stockholmskontoret).

Mall för kunskapsrepresentation

· Dokumentation

· Delar:

Arbetsprocesser. Alla de rutiner som inte är specifika tidsbegränsade projekt.

o Lista:

o Marknadsföring

Allt som företaget gör för att skapa försäljning av en vara eller en tjänst, till exempel kampanjer, affischering och reklam. Vilseledande ryktesspridning om konkurrenternas produkter förekommer också.

§ Regler:

§ Planeringsmöten. I slutet av varje månad skall alla som arbetar i marknadsföringsavdelningen ha ett möte för att göra en omvärldsanalys och bestämma lämpliga aktiviteter.

§ Marknadsplan. En marknadsplan skall göras en gång om året i augusti månad.

§ Reklam. Marknadsföringsansvarig skall se till att affischer sätts upp två gånger om året på lämpliga platser i stan.

§ Kataloger. Under september och mars skall företagets kataloger skickas ut till våra fasta kunder och till företag som ses som möjliga framtida kunder.

Rabatter. Våra fasta kunder skall erbjudas rabatter via post och telefon minst två gånger om året.
Hemsida. Företagets hemsida är en viktig del av marknadsföringen och skall därför ha en ansvarig som uppdaterar priser varje dag.
Desinformation. All desinformation skall ske i det fördolda med företagsledningens goda minne (Stockholmskontoret).

§ Mått:

§ Exponering. Antal annonser i dagspressen per kvartal.

Internetnärvaro. Antalet besökare på hemsidan per mån.
Omvärldsanalys. Sammanställning hur många gånger företaget förekommit i media i kombination med en bedömning om omnämnandet var positivt eller negativt.
Analoga exempel:
Julkort. (katalog) Utskicket av katalog är som att skicka julkort. Mest för att påminna folk om att man finns.
Exempelsteg:
Implementering. Utvald reklambyrå övertar uppdraget.

Delsteg:
Val av byrå. Reklambyrån åtar sig uppdraget.
Övertagande. Utvald reklambyrå övertar uppdraget.

§ Desinformation. Personal från marknadsföringsavdelningen kontaktar anonymt ”Råd och rön” med diskrediterande information, påhittad eller riktig, om konkurrenternas likvärdiga produkter. (Stockholmskontoret).

o Försäljning

Ansvarar för försäljningen till kunder och företaget prissättning deltar också i omvärldsbevakningen.

Regler:
Prissättning. Försäljningsavdelningens chef är ansvarig för aktiviteter som rör prissättningen, Bland annat bevakning av konkurrenternas priser.
Rabatter. Listpriserna skall kompletteras med olika typer av eventuella rabatter som skall skickas ut till marknadsföringsavdelningen.
Prisförhandling. Varornas priser kan förhandlas när det gäller stora försäljningar.
Mängdrabatter. Mer än 20 pumpar och mindre än 50 pumpar kan rabatteras med högst 10 %.(Stockholmskontoret).
Mått:
Försäljningsstatistik. Omsättning i antal mega SEK. (Stockholmskontoret).
Marknadsanalys. Förutser behov av framtida produkter genom en undersökning av marknaden.
Analoga exempel:

§ Framförhållning. (prissättning) Förutseende och ekonomiska studenter tar i god tid reda på var de kan köpa sin kurslitteratur billigt. När de sedan skall sälja den i andra hand inleder de med en marknadsundersökning för att ta reda på ett aktuellt dagspris.

o Inköp

Inköp av kapitalvaror och lagervaror.

Regler:
Beställning av lagervaror. Beställningen av lager varor skall göras strax efter att beställningar av pumpar inkommit.
Lagerbrister. För att undvika brister i lagret på grund av förseningar skall lageransvarig se till att ett buffertlager motsvarande en veckans förbrukning av alla produkter finns.
Inköp av kapitalvaror. För inköp av kapitalvaror lastbilar, datorer etc. krävs godkännande av segmentets chef.
Beställningsbekräftelse. Inköpsavdelningens chef skall godkänna alla beställningar innan dessa skickas iväg.
Mått:
Lageroptimering. ”Just in time” tillämpas.
Förhandlingsresultat. Vid slutförda standarförhandlingar jämförs resultatet med de tidigare och utvärderas.
Analoga exempel:
Mjölkinköp. (Lageroptimering) I ett hushåll skall vissa basvaror alltid finnas hemma. Men det är ingen bra idé att köpa för mycket av en basvara till exempel mjölk. Den tar plats och hinner kanske surna innan den används.
Exempelsteg:
Offertförfrågan. Extern leverantör kontaktas och upphandlingsunderlaget översändes med post.

Delsteg:
Offertbedömning. Inkommen offert utvärderas och beslut tas om inköp skall genomföras.

§ Order. Order enligt offert skickas till leverantör.

o Fakturering

Hantering av fakturor.

Regler:
Fakturering. Alla fakturor skickas till kunderna med förfallodag 30 dagar efter faktureringsdatum. Om kunden dröjer med betalningen utgår dröjsmålsränta med 8 %.
Kassarabatt. Om betalningen sker inom 10 dagar från fakturans datum får kunden dra av 2 % kassarabatt.

§ Mått:

Betalningsvillighet. Anteckning om kunderna betalar i tid eller ska föras upp på observationslista för långsamma kunder.
Exempelsteg:
Faktura framtagning. Framställande av faktura enligt underlag.

Delsteg:
Skriv ut. Fakturan skrivs ut på papper
Skicka. Kunden får fakturan helst tillsammans med leverans.

Uppföljning. Kontroll att fakturorna verkligen blir betalda.

§ Påminnelse. Betalningspåminnelse skickas till kunder som passerat betalningsdatum.

o Transporthantering

Transporthanteringen ansvarar för att beställda transsporter genomförs på ett för företaget ekonomiskt sätt.

Regler:
Samordning. Transporter till samma region skall samordnas om detta kan ske. Bilar skall inte få köras tomma eller halvtomma.
Hyrbilar. När alla bilar är upptagna får bilar från Hertz hyras in.
Småleveranser. Enstaka paket som inte kan samordnas med övriga transporter skall skickas med DHL.

§ Mått:

§ Kilometer. Genomförda transportens totala transportsträcka.

Analoga exempel:
Transportoptimering. (Samordning) Om man köpt ett 18-pack ägg går det fortare och är mer ekonomiskt att lägga alla ägg i samma korg och gå hem med dessa direkt från affären. Att ta ett ägg i taget och gå 18 gånger är en optimeringsmiss.
Exempelsteg:
Gruppering. Gods mot samma område sampackas.

Delsteg:
Planering. Grupperingen förbereds och planeras.

§ Utkörning. När bilen är full eller nästan full genomförs transporten.

o Leverans

Produktleverans till kund, avser processen att leverera varan till slutkunden.

Regler:
Självservice. För kunder som inte vill få sina produkter hemlevererade finns möjlighet att hämta dessa i varuutlämningar vid företagets större lagercentraler.
Väntetid. Leverans skall alltid påbörjas Senast arbetsdagen efter att order om varorna finns på lager.
Leveransriktighet. Leveranser skall bara ske till rätt kund och bara avse rätt varor.

§ Mått:

§ Tid. Ordertid, dvs. tid mellan lagd order och leverans till kund.

Analoga exempel:
Vänta på vara. (Väntetid) En liten man blev lovad av sin skräddare att kostymen skulle bli färdig på lördag men fick trots detta vänta längre på utlovad leverans.
Felleverans. (Leveransriktighet) Den lille mannen fick inte någon kostym utan det bidde en tummetott.
Exempelsteg:
Transportkontroll. Kontrollera godset mot bifogad fraktsedel.

Delsteg:
Utkörning. Transport ut till kund.

Delsteg:

§ Kvittens. Kunden måste kvittera leveransen vid överlämnandet.

o Godsmottagning

Innebär att ta emot leveranser från våra underleverantörer och kontrollera dessa mot följesedel samt att överlämna varorna till lagerhanteringen.

Regler:
Öppettider. Godsmottagningen skall vara öppen mellan 07.00 och 16.00 vardagar.
Leveranskontroll. Levererade varor skall kontrolleras mot följesedel.
Kontroll. Endast leveranser som motsvarar en inköpsorder i databasen skall kontrolleras.
Avvikelser. Om upptäckta avvikelser finns på ordersedeln skall leverantören kontaktas.
Överlämning. Leveranser som klarat kontrollen ska överlämnas till lagerhanteringen.

§ Mått:

§ Godsantal. Antal mottagna kollin per dag.

Analoga exempel:

§ Kontroll. Viktigt att kolla att allt finns med i påsen vid ”drive thru” på till exempel Mc Donalds innan man kör vidare.

o Underhåll

Med underhåll menas reparationer, support, modifieringar m.m. på sålda produkter.

Regler:
Serviceavtal. Vid varje försäljning ska kund och säljare teckna ett Service Level Agreement (SLA).
Felanmälan. Ska ske via telefon eller via det webbaserade gränssnittet för felanmälan.
Felsökning. Första åtgärd ska vara att söka i databasen efter liknande, redan kända problem.
Kundkontakt. Kontakt med kund ska skötas av kundansvarig för denna kund.

§ Mått:

§ Antal felanmälningar. Registreras och lagras i företagets stora databas.

Återbesök. Upprepade återbesök hos samma kund på dennes initiativ noteras på observationslistan om antalet överstiger 5 inom ett kvartal.
Exempelsteg:
Felanmälan. Kundansvarig tar emot och registrerar felanmälan.

Delsteg:
Kontroll. Problemet jämförs med den lagrade kunskapen i databasen och liknande fall skrivs ut och bifogas arbetsbeskrivningen för serviceteknikern.

Kundbesök. Serviceteknikern åker ut till kunden och genomför en felsökning.

Delsteg:
Reparation. Nödvändiga reparationer utförs.

§ Registrering. Utförda åtgärder registreras i databasen.

o Personaladministration

Ska föra och uppdatera ett register över all befintlig personal, handha sjukanmälningar, löner, semester och ledighetsansökningar, samt genomföra anställningsintervjuer och utvecklingssamtal med befintlig personal.

§ Regler:

§ Personaldata. Alla anställda ska registreras med samtliga för- och efternamn, fullständig postadress och bostadsadress, telefonnummer, personnummer (eller liknande), avdelning där huvudsakligt arbete sker, anställningsår, titel, namn på ev. maka/make, namn på barn, fritidsintressen och anställningsnummer.

§ Lön. Varje anställds lön ska registreras tillsammans med anställningsnummer.

§ Uppdatering. Uppdatering ska ske inom två arbetstimmar efter det att ändring ansetts vara inkommen till personaladministrativa avdelningen. Om fler än 25 uppdateringar inkommit den senaste timmen får undantag göras.

§ Semester. Personal som varit anställd längre tid än fem år har rätt till fem extra semester dagar, utöver de lagstadgade antalet.

§ Friskvård. Varje anställd får träningskort på valfritt gym.

§ Sjukskrivning. IDES Svenska AB betalar 80 % av lönen för karensdagar i samband med sjukskrivning, högst två gånger per år. (Stockholmskontoret).

§ Passerkort. Avdelningen utfärdar passerkort för personalen.

§ Mått:

§ Personalomsättning. Procent av arbetsstyrkan som börjar och slutar varje år.

Sjukfrånvaro. Mäter antalet sjukdagar för hela personalen.
Rehabilitering. Antalet långtidssjukskrivna som har återgått till arbetet.

§ Nyanställning. Antalet nyanställda i förhållande till antalet genomförda anställningsintervjuer.

§ Utfärda passerkort. Tillverkar, utfärdar och drar in passerkort.

§ Exempelsteg:

§ Utfärda passerkort. Tillverkar, utfärdar och drar in passerkort.

§ Delsteg:

Ufärda Undersök om den anställde har rätt till passerkort.
Tillverka Tillverka kortet.
Tilldela Överlämna kortet till den anställde.

§ Dra in Dra in kortet när anställningen upphör.

o Redovisning

Bokföring och uppföljning av budget.

Regler:
Ansvarig. Varje avdelning ska ha en redovisningsansvarig som i sin tur ingår i ledningsgruppens redovisningsgrupp.
Snabb redovisning. Varje transaktion ska redovisas med kvitto, datum, vara och summa till bokföringen senast samma dag transaktion skett.
Resultat. Alla resultat som redovisas skall också registreras i för ändamålet avsett fora.
Kvartalsrapport. Ledningsgruppen ska redovisa alla siffror för de anställda i en kvartalsrapport.

§ Mått:

§ Budgetuppfyllelse. Kontroll av utfallet av gällande budgets mål minus resultat.

§ Analoga exempel:

§ Semester. (Budgetuppfyllelse) En småbarnsmamma kontrollerar på resans sista dag om det finns pengar i portmonnän till glass åt alla barnen och det gjorde det, precis som hon hade planerat.

o Bokföring

Registrering och uppföljning av genomförda transaktioner.

Regler:
Redovisning. Alla transaktioner måste redovisas med verifikat.
Säkerhet. Bokföring måste vara inlåst.
Materialbestämmelser. Bara arkivbeständiga pennor vid handskrift.
Verifiering. Kopior skall verifieras.
Snabb bokföring. Bokföring skall ske senast arbetsdagen efter transaktionen.
Bokslut. Bokslut skall vara den 23 december varje år. (Stockholmskontoret).
Valuta. Bokföringen skall ske i EURO och SEK. (Stockholmskontoret).
Bokföringsansvarig. Det skall alltid finnas en och endast en person som är ytterst ansvarig för bokföringen.
Fakturakontroll. Fakturor från Bluffaktura AB skall aldrig betalas. (Stockholmskontoret).

§ Mått:

§ Transaktions intensitet. Relativ frekvens av antalet transaktioner.

Analoga exempel:
Kassabok. (redovisning) En snål pensionär med mångmiljontillgångar på banken skriver upp i kassaboken när hon skänker tomburkar till skolbarn som skall på skolresa.
Exempelsteg:
Registrering. Genomförd transaktion registreras i företagets bokföringssystem.

Delsteg:

§ Verifikat. Originalhandling arkiveras i.

§ Inlåsning1. Bokföringen inlåses i brandsäkert plåtskåp över natten.

§ Inlåsning2. Vid uppdagade bokföringsbrott inlåses bokföringsansvarig i upp till sex år.

o Produktutveckling

Framtagning av nya produkter och omarbetningar av befintliga genomförs.

Produktutveckling är ett konkurrensmedel och innebär att man ändrar en produkts utseende, form, färg, storlek etc. för att den ska sälja bättre på en redan existerande marknad eller för att den ska kunna säljas på en helt ny marknad.

Regler:
Nyutveckling. Nya produkter skapas och designas efter kundens krav och önskemål.
Produktförbättring. Befintliga produkter vidareutvecklas och förbättras.
Förändringskontroll. Alla utförda förändringar dokumenteras.
Manual. Framtagning av användarmanualer.

§ Mått:

§ Prototypantal. Antal prototyper utvecklingsavdelningen tar fram på sexmånadersperiod.

Analoga exempel:
Skräddaren. (Produktutveckling) Den lille manen kommer in med en beställning på en kostym. Skräddaren modifierar denna för att bättre passa den lille mannens behov. (Vilket det visade sig att han inte hade något).
Exempelsteg:
Kunden lämnar in önskemål. Kunden specificerar sina önskemål.

§ Delsteg:

§ Önskemålsregistrering Kundens önskemål dokumenteras.

§ Design. Design av produkten.

o Tillverkning

Hopsättning av olika delar till färdiga produkter (montering).

Regler:

§ Budget. Tillverkningsbudget styr hur mycket man minimalt måste tillverka under en viss period, t.ex. ett år, för att företaget ska gå med vinst.

Mallar. Tillverkning av standarprodukter och designade produkter sker enligt fastställda malar.
Registrering. Åtgång av delar registreras i ett automatiserat system för att förhindra tillverkningsstopp.

§ Mått:

§ Kvalitet. Analys av returer och kundundersökningar.

Kvantitet. Antal sålda produkter.
Analoga exempel:
Kundtillfredsställelse. (Kvalitet) En kund som köper billig färg som inte täcker efter första strykningen blir inte lika nöjd som den kund som blir klar då..
Kvalitetsuppfattning. (Kvalitet) En dam som köpt en dyr blus som inte täcker efter första strykningen eftersom det går hål i den uppfattar kvalitén som låg och blir besviken.
Kundbesvikelse. (Kvalitet) En man som spelat på V75 blir besviken när hans reserver inte täcker efter första strykningen.
Exempelsteg:
Montering. Inköpt materiel monters i specialmaskiner till färdiga produkter.
Förpackning. Färdiga produkter emballeras enligt specifikation.

§ Delsteg:

§ Överföring. Färdigemballerad produkt överförs till leveransavdelningen eller lagret.

o Budgetering

Budgetering innebär arbete med att göra och sammanställa en budget, såväl delbudget som totalbudget. Kontroll av att budgeten har hållits, s.k. budgetuppföljning, och analys av budgetavvikelser samt budgetrevidering.

Budget är en i siffror uttryckt ekonomisk handlingsplan för en framtida period.

Regler:
Målformulering. Företagsledning och avdelningschefer träffas en gång om året, i november månad, och fastställer konkreta mål, huvudmål och delmål, som ska uppnås under den kommande perioden.
Budgetering. Budgetar ställs upp och fastställs av budgetavdelningens chef.
Giltighetstid. Budget gäller alltid för det kommande kalenderåret.
Stödplaner. Handlingsplaner tas fram för att uppnå de fastställda målen.
Löpande analys. De budgeterande siffrorna jämförs löpande under året med det verkliga utfallet.

§ Mått:

§ Budgetunderlag omfång. Antalet inkomna äskanden.

Analoga exempel:
Tivolibesöksplanering. (Budgetering) Mamma räknar i förväg ut vad det kostar med parkeringsavgifter, inträden, sockervadd, glass, karuseller (utom Lisa för hon vågar inte) och två toalettbesök. (Pelle spyr alltid efter berg och dalbanan). Summan av dessa är budgetplaneringen.
Exempelsteg:
Underlagsinsamling. Förberedelser för själva arbetet.

Delsteg:
Äskanden. Äskanden frän de olika avdelningarna samlas in.
Arkivbesök. Fjolårets budget hämtas från arkivet.

Kallprat. Tillfredställa Berits behov av skvaller innan rätt handlingar hämtas från hyllan. (Stockholmskontoret).

§ Budgetering. Framtagning av ny budget.

Delsteg:
Rita. Framställa snygga lättförståeliga grafer av fjolårets utfall och årets äskningar.
Gissa. Bedöma behovet och skriva ned summan i den nya budgeten.
Spring. Lämna snabbt tillbaka fjolårets budget till Berit och dra innan hon hinner öppna munnen. (Stockholmskontoret).

§ Budgetpresentation. Fastlagd budget presenteras för berörda enhetschefer.

o Löneadministration

Hantering av löneutbetalningar, arbetstagaravgifter, tidsredovisning, ledigheter och semester, traktamentsersättning och bonusutbetalning.

Regler:
Utbetalning. Bruttolönen för arbetstagarna utbetalas en gång per månad.
Utbetalningsdag. Löneutbetalningen sker sista bankdagen för den 26 varje månad.
Blankettvång. Sjuklön och semesterlön/semesterersättning och traktamentsersättning redovisas på speciella blanketter.
Arbetstidsredovisning. Tidsredovisning sker en gång i veckan och ligger som grund för löneberäkning.
Framförhållning. Ansökan om ledighet eller semester måste vara inkommen senast en månad före önskad ledighet.

§ Mått:

§ Lönesumma. Summan av alla utbetalda löner per tvåmånadersperiod uttryckt i SEK. (Stockholmskontoret).

Analoga exempel:
Veckopeng. (Löneadministration) Individuellt framförhandlade regelbundna monetära fördelar för yngre medborgare direkt från källan (mammas portmonnä) kopplad till krav på motprestation. Administrationen motsvarar mammas öppnande av portmonnän.
Exempelsteg:
Klagomålshantering. Administration av personalens klagomål.

Delsteg:
Bedömning. Analys av relevansen i klagomålet.

Beslut. Beslut om åtgärd.

Rättelse. Felet åtgärdas.
Repressalie. Om klagomålet felaktigt. Skriv upp den anställde på observationslistan och hänvisa honom/henne till Berit i arkivet för vidare behandling (Stockholmskontoret).

Löneutbetalningar. Utbetalningar i enlighet med personalens timrapporter.